Artículo que forma parte de a serie de artículos englobados en Cómo proteger los secretos industriales y comerciales de las empresas y en el que hoy tratamos el tema de la política a seguir para la protección de secretos industriales y comerciales, así mismo conoceremos el proceso de protección de secretos, es decir, lo qué hay que hacer para proteger esos secretos industriales y comeciales.
1.- POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE LOS SECRETOS. LOS PROCESOS
Una vez se ha desarrollado la auditoría, deben ponerse en práctica una política y unos procesos.
1.1. Una política adecuada de protección de documentos e información:
-Establecer criterios
-Fijar la ubicación
-Separar la información
-Identificar los documentos confidenciales
-Restringir el acceso a la información
-Designar empelados específicos, que gestionen la información confidencial
1.2. Fijar por escrito unos procedimientos para:
-Transmitir los secretos comerciales a través de medios seguros.
-Evitar el libre acceso y / o
-Impedir la posterior divulgación, voluntaria o involuntaria.
2.- EL PROCESO DE PROTECCIÓN
2.1.- Identificar y documentar
2.1.1.- El primer paso de una auditoría de secretos empresariales consiste en identificar esos secretos industriales y comerciales. El análisis debe abarcar: I+D, fabricación, pre-producción, ventas, marketing y recursos humanos.
Para determinar si la información puede ser protegida como secreto, hay que tener en cuenta: (i) ¿Es información ya conocida? (ii) ¿Tiene un valor económico para la empresa, por el hecho de no es conocida? (iii) ¿La empresa ha tomado medidas razonables para proteger la confidencialidad?
2.1.2.- El segundo paso es preparar la lista de secretos empresariales. Describiendo cómo se han desarrollado.
Se deberá demostrar cómo cada activo difiere de las normas de la industria, y por qué esa diferencia es significativa.
2.2.- Separar y proteger
Una vez identificados y documentados los activos intangibles, se deben separar, clasificar y asegurar el control. Asignar un lugar a la información confidencial dependerá en parte de su formato. Los siguientes métodos de seguridad pueden ser aconsejables, según el caso:
Señalar los documentos. Como “Confidencial ” o “Secreto Empresarial”.
-Limitar el acceso. Restringir su copia.
-Crear barreras físicas y tecnológicas. Incluir contraseña en los ordenadores.
-Crear carpetas separadas, para cada unidad de disco duro.
-Evitar los métodos de descarga de información en dispositivos de almacenamiento.
-Crear protocolos, para contratación y formación de empleados y para su despido.
-Exigir que los empleados firmen acuerdos de restricción de acceso y confidencialidad.
-Organizar un programa de formación.
-Desarrollar procedimientos para los empleados, que deban seguir cuando hablen de secretos empresariales o información confidencial con terceros.
Santiago Nadal
