En los últimos días hemos visto Cómo proteger los secretos industriales y comerciales por parte de la empresa, qué medidas tomar y qué hacer para protegerlos, hoy vamos a ver el último punto: la relación entre los empleados y los secretos industriales y comerciales. Veremos qué ha de hacer la empresa para blindar sus secretos en referencia a sus empleados.
LOS SECRETOS Y LOS EMPLEADOS
La fase final se centra en la relación de la compañía con sus empleados. Éstos sólo deben tener acceso a información sensible y confidencial, si hay “necesidad de saber”.
Contratación del Empleado
Los empleados deberían firmar un documento, en que:
-Reconozcan que la compañía protege los secretos comerciales, información confidencial, y los activos intangibles, suyos y de los demás.
– Se comprometan a seguir las normas de la empresa, sobre secretos industriales y comerciales y confidencialidad.
-Acepten no divulgar información confidencial, a la que vayan a tener acceso.
La empresa debería utilizar documentos estándar, para la firma de los nuevos empleados.
Salidas de los empleados
Otro momento clave, en que la empresa debe proteger sus secretos, es la salida de empleados.
En ese momento, conviene:
-Decidir qué información sería más preocupante perder. Para su especial control.
-Hacer inventario de documentos esenciales, a los que el empleado haya accedido.
-Hacer inventario de material electrónico, al que el empleado ha tenido acceso, incluyendo ordenadores y software. Revise la “última edición”, las fechas y el “editado por”.
-Revisar el contrato (y otros documentos) del empleado con la empresa; y comprobar si los ha firmado.
Si la dirección sospecha que se ha producido un “escape” de secretos industriales o comerciales o –en general- información confidencial, inmediatamente haga una copia de seguridad del disco duro del ordenador del empleado.
CONCLUSIÓN: Cómo proteger los secretos industriales y comerciales por parte de la empresa
Si una empresa quiere seguir siendo dueña de su capital intelectual, lo debe proteger. Si quiere protegerlo, debe inventariarlo y decidir procedimientos “razonables”. Si después no se cumplen esos protocolos, resultará que no está adoptando “medias razonables dadas las circunstancias” para proteger sus secretos; y podrá perder fácilmente el control de una de sus riquezas más valiosas. Además de no poder demostrar que ciertos secretos empresariales son suyos.
Santiago Nadal
